ความหมายของการควบคุมภายใน
การควบคุมภายใน หมายถึงกระบวนการที่ผู้บริหารและบุคลากรขององค์กรจัดให้มีขึ้น
เพื่อสร้างความมั่นใจอย่างสมเหตุสมผลว่าการดำเนินงานขององค์กรจะบรรลุผลสำเร็จตามวัตถุประสงค์ที่กำหนดไว้ตามคำจำกัดความของการควบคุมภายในได้กล่าวถึงเรื่องวัตถุประสงค์ของการดำเนินงานซึ่งอาจจำแนกวัตถุประสงค์ของการดำเนินงานเป็น 3 ประเภท คือ
1)ประสิทธิภาพและประสิทธิผลของการดำเนินงาน คือ วัตถุประสงค์พื้นฐานของการดำเนินงานในทุกองค์กร โดยมุ่งเน้นที่กระบวนการปฏิบัติงานที่มีคุณภาพ และเอื้ออำนวยให้การดำเนินงานเป็นไปตามเป้าหมายที่กำหนดไว้ในขณะเดียวกัน ผลที่ได้รับจากกระบวนการนั้นต้องคุ้มค่ากับต้นทุนที่ใช้ไป จึงจะทำให้เกิดความมีประสิทธิภาพ
2)ความน่าเชื่อถือของรายงานทางการเงิน คือการจัดให้มีข้อมูลและรายงานทางการเงินที่ถูกต้อง เพียงพอ และเชื่อถือได้ เพื่อสร้างความมั่นใจให้กับผู้บริหารบุคลากรในองค์กรและบุคคลภายนอกในการนำข้อมูลดังกล่าวไปใช้ประกอบการพิจารณาตัดสินใจในเรื่องต่างๆ
3) การปฏิบัติตามกฎหมาย ระเบียบ ข้อบังคับที่เกี่ยวข้อง คือการมุ่งเน้นให้กระบวนการปฏิบัติงานเป็นไปตามกฎหมาย ระเบียบ ข้อบังคับ เงื่อนไขตามสัญญา ข้อตกลงนโยบาย และแนวทางการปฏิบัติงานต่างๆ ที่เกี่ยวข้อง
การกำหนดวัตถุประสงค์ของการดำเนินงานขึ้นมานั้นผู้บริหารจะต้องกำหนดวิธีการทำงานให้ไปสู่วัตถุประสงค์นั้นและในขณะเดียวกันก็ต้องมีการควบคุมการปฏิบัติงานต่างๆในองค์กรให้ดำเนินไปอย่างมีประสิทธิภาพและประสิทธิผลด้วย การควบคุมต่างๆ เหล่านี้ก็คือ การควบคุมกระบวนการปฏิบัติงานภายในองค์กร หรือเรียกสั้นๆ ว่าการควบคุมภายในนั่นเอง
ความสำคัญของการมีหน่วยงานตรวจสอบ
องค์ประกอบการควบคุมภายใน
การควบคุมภายในและการบริหารความเสี่ยงตามแนวคิดของ COSO ความหมายของการควบคุมภายใน The
Committee of Sponsoring Organization of the Treadway Commission : COSO (คณะกรรมการร่วมของสถาบันวิชาชีพที่ให้ความสนับสนุนทางการเงินเพื่อศึกษาวิจัยและพัฒนาเกณฑ์ที่เหมาะสมเกี่ยวกับการควบคุมภายใน กระบวนปฏิบัติงานที่ถูกกาหนดร่วมกันโดยคณะกรรมการผู้บริหาร ตลอดจนพนักงานขององค์กรทุกระดับชั้นเพื่อให้เกิดความมั่นใจอย่างสมเหตุสมผลว่า วิธีการหรือการปฏิบัติงานตามที่กาหนดไว้จะท าให้บรรลุวัตถุประสงค์ของการควบคุม องค์ประกอบของการควบคุมภายใน 5 ด้านที่มีความสัมพันธ์กัน
องค์ประกอบที่ 1 สภาพแวดล้อมของการควบคุม (Control Environment)
หมายถึง ปัจจัยต่างๆที่ส่งผลต่อทัศนคติและความตระหนักถึงความจำเป็นและความสำคัญของการควบคุมภายในของบุคลากรทุกคนในองค์กรโดยบุคลากรทุกคนเข้าใจความรับผิดชอบและขอบเขตอำนาจหน้าที่ของตนเอง มีความรู้ความสามารถ และทักษะที่จำเป็นต่อการปฏิบัติงานรวมถึงการยอมรับและปฏิบัติตามกฎเกณฑ์และวิธีการทำงานต่างๆ ที่องค์กรกำหนดไว้ปัจจัยต่างๆ ต่อไปนี้เป็นปัจจัยที่ช่วยเสริมสร้างให้มีสภาพแวดล้อมของการควบคุมที่ดีผู้ประเมินควรประเมินว่าองค์กรของท่านให้ความสำคัญกับปัจจัยเหล่านี้มากน้อยเพียงใด เช่น
• ความซื่อสัตย์และจริยธรรม
ซึ่งอาจพิจารณาได้จากการกำหนดแนวทางปฏิบัติในเรื่องต่างๆ ให้ชัดเจน แล้วแจ้งให้ทุกคนที่เกี่ยวข้องทราบ รวมไปถึงการกระทำตนเป็นแบบอย่างให้กับผู้ใต้บังคับบัญชา
ทั้งคำพูดและการกระทำ
• รูปแบบและปรัชญาการทำงานของฝ่ายบริหาร
โดยพิจารณาจากความรู้ความสามารถ
และประสบการณ์ของฝ่ายบริหารที่เป็นประโยชน์ต่อหน้าที่ที่รับผิดชอบ และความสนใจในองค์กรที่ตนเป็นผู้บริหาร
• การจัดโครงสร้างองค์กรและสายการบังคับบัญชาให้เหมาะสมกับขนาดและลักษณะการดำเนินงาน
• การกำหนดลักษณะงานและคุณสมบัติเฉพาะตำแหน่ง (Job Description & Job Specification) สำหรับทุกตำแหน่งงาน
อย่างชัดเจน
องค์ประกอบที่2 การประเมินความเสี่ยง (Risk Assessment)
ความเสี่ยงคือโอกาสที่จะเกิดความผิดพลาด ความเสียหาย การรั่วไหลการสูญเปล่าหรือเหตุการณ์ที่ไม่พึงประสงค์ที่ทำให้การดำเนินงานไม่บรรลุวัตถุประสงค์หรือเป้าหมายที่กำหนดไว้ความเสี่ยงเหล่านี้อาจเกิดจากสาเหตุภายนอกหรือภายในองค์กรก็ได้โดยเฉพาะในการดำเนินงานปัจจุบัน ภายใต้การเปลี่ยนแปลงของนโยบายรัฐบาล สภาพเศรษฐกิจกฎระเบียบต่างๆ ทำให้แต่ละองค์กรต้องเผชิญกับความเสี่ยงมากขึ้นถ้าองค์กรสามารถบ่งชี้และประเมินความเสี่ยงได้อย่างเหมาะสมก็จะช่วยให้สามารถเตรียมการแก้ไขปัญหาเหล่านั้นได้ทันท่วงที ข้อควรพิจารณาในการประเมินความเสี่ยง คือความเสี่ยงเป็นตัวถ่วงให้การดำเนินงานไม่สำเร็จตามวัตถุประสงค์ผู้ประเมินต้องพยายามเปลี่ยนจากวิกฤตที่องค์กรเผชิญอยู่ให้เป็นโอกาสโดยการเตรียมการให้พร้อมในการรับมือกับความเสี่ยงที่อาจจะเกิดขึ้นแต่การเตรียมการดังกล่าวไม่ได้หมายความว่า การควบคุมภายในยิ่งมากยิ่งดีการควบคุมภายในที่มากจนเกินไป อาจจะทำให้งานสะดุด แต่ถ้ามีน้อยจนเกินไปก็จะทำให้งานไม่สำเร็จ ดังนั้น จึงต้องกำหนดการควบคุมภายในให้พอเหมาะโดยถือหลักการที่ว่ามีความเสี่ยงมาก ควบคุมมาก มีความเสี่ยงน้อย ควบคุมน้อยการประเมินความเสี่ยงที่มีประสิทธิผลนั้นผู้ประเมินต้องเข้าใจวัตถุประสงค์ของการดำเนินงานอย่างชัดเจนก่อน หลังจากนั้นจึงพิจารณาว่ามีความเสี่ยงอะไรบ้างในการทำงานแล้วจึงพิจารณาว่าความเสี่ยงเหล่านั้นเกิดขึ้นบ่อยครั้งหรือไม่และเมื่อเกิดความเสี่ยงนั้นแล้วจะส่งผลกระทบต่อการดำเนินงานมากน้อยเพียงใดหากผู้ประเมินพิจารณาแล้ว เห็นว่ายังคงมีความเสี่ยงสูงเกินกว่าที่จะยอมรับได้จะต้องพิจารณาปรับเปลี่ยนการควบคุมภายในให้เพียงพอและเหมาะสมต่อไป
องค์ประกอบที่ 3 กิจกรรมการควบคุม (Control Activities)กิจกรรมการควบคุมเป็นองค์ประกอบที่จะช่วยให้มั่นใจได้ว่านโยบายและกระบวนการเกี่ยวกับการควบคุมภายในกำหนดขึ้นนั้นได้มีการนำไปปฏิบัติตามภายในองค์กรอย่างทั่วถึง นอกจากนี้กิจกรรมการควบคุมยังช่วยสร้างความมั่นใจว่าองค์กรมีกิจกรรมที่เหมาะสมในการป้องกันหรือลดความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้นดังนั้น กิจกรรมการควบคุมควรกำหนดให้สอดคล้องกับความเสี่ยงที่ประเมินได้โดยมีข้อควรพิจารณาในการกำหนดกิจกรรมการควบคุม ดังต่อไปนี้
• กิจกรรมการควบคุมควรเป็นส่วนหนึ่งของกระบวนการปฏิบัติงานตามปกติ
• กิจกรรมการควบคุมต้องสามารถป้องกันหรือลดความเสี่ยงให้อยู่ในระดับที่ยอมรับได้
• ค่าใช้จ่ายในการกำหนดให้กิจกรรมการควบคุมต้องไม่สูงกว่าผลเสียหายที่คาดว่าจะเกิดขึ้น หากไม่กำหนดให้มีกิจกรรมการควบคุมปัญหาที่เกิดขึ้นกับองค์กรส่วนใหญ่คือ การกำหนดกิจกรรมการควบคุมตามที่มีการปฏิบัติอยู่เดิม โดยมิได้พิจารณาความมีประสิทธิภาพและความสอดคล้องกับวัตถุประสงค์ ของการดำเนินงาน และความเสี่ยงที่เปลี่ยนไปขององค์กร
องค์ประกอบที่ 4 สารสนเทศและการสื่อสาร (Information and Communication)
การควบคุมภายในที่ดีจะเกิดขึ้นได้ เมื่อข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับการดำเนินงานนั้นได้มีการบ่งชี้รวบรวมและชี้แจงให้แก่บุคคลที่ควรทราบโดยผ่านทางรูปแบบและเวลาการสื่อสารที่เหมาะสมข้อมูลที่มีประโยชน์ต่อการตัดสินใจการบริหารจัดการ และการปฏิบัติงานนั้นอาจเป็นได้ทั้งข้อมูลที่เกี่ยวกับการดำเนินงาน การเงิน และการปฏิบัติตามกฎระเบียบต่างๆโดยแหล่งข้อมูลอาจมาจากภายในหรือภายนอกองค์กรองค์ประกอบในเรื่องสารสนเทศและการสื่อสารอาจพิจารณาประเด็นที่สำคัญได้ดังนี้
• ข้อมูลเพียงพอ ถูกต้อง
ภายใต้รูปแบบที่เหมาะสม และทันเวลา เพื่อช่วยสนับสนุนการตัดสินใจ การบริหารจัดการ และการปฏิบัติงานในเรื่องต่างๆ
• การสื่อสารข้อมูลเกิดขึ้นอย่างทั่วถึงทั้งองค์กร จากผู้บริหารถึงพนักงานและในทางกลับกัน
ระหว่างหน่วยงานหรือแผนก ระหว่างองค์กรกับบุคคลภายนอกเช่น สื่อมวลชน ผู้ออกกฎระเบียบต่างๆ
• การสื่อสารอย่างชัดเจนให้บุคลากรทราบถึงความสำคัญและความรับผิดชอบต่อการควบคุมภายใน
องค์ประกอบที่5 การติดตามประเมินผล (Monitoring)
การควบคุมภายในทั้งหลายที่จัดให้มีขึ้นนั้นจำเป็นอย่างยิ่งที่ต้องมีกลไกในการติดตามประเมินผลเพื่อให้มั่นใจว่าได้มีการปฏิบัติการควบคุมภายในนั้นอย่างสม่ำเสมอและการปฏิบัตินั้นยังมีความเหมาะสมกับลักษณะการดำเนินงานและการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นเพราะอย่าลืมว่า การเปลี่ยนแปลงต่างๆที่เกิดขึ้นอาจมีผลกระทบต่อความเสี่ยงในการดำเนินงานและความเสี่ยงที่เปลี่ยนแปลงไป อาจจำเป็นต้องปรับปรุงการควบคุมภายในให้เหมาะสมด้วยสาเหตุของความเสี่ยงอาจเกิดจากปัจจัยภายในและภายนอกหน่วยงาน
-ปัจจัยภายใน เช่น นโยบายของผู้บริหาร ความซื่อสัตย์ จริยธรรมคุณภาพของบุคลากร การเปลี่ยนแปลงระบบงาน ความเชื่อถือได้ของระบบสารสนเทศการเปลี่ยนแปลงผู้บริหารและเจ้าหน้าที่บ่อยครั้ง การควบคุมกำกับดูแลไม่ทั่วถึงและการไม่ปฏิบัติตามกฎหมาย ระเบียบ หรือข้อบังคับของหน่วยงาน เป็นต้น
-ปัจจัยภายนอก เช่น กฎหมาย ระเบียบ ข้อบังคับของทางราชการการเปลี่ยนแปลงทางเทคโนโลยีหรือสภาพการแข่งขันสภาวะแวดล้อมทั้งทางเศรษฐกิจและการเมือง เป็นต้น
ข้อจำกัดของระบบการควบคุมภายใน
-ค่าใช่จ่ายในการควบคุมต้องไม่สูงกว่าค่าเสียหายที่อาจเกิดขึ้นจากการไม่ควบคุม
-กาควบคุมส่วนใหญ่มีไว้สำหรับรายการตามปกติทั่วไป
-ความประมาทเลินเล่อ หรือความไม่เข้าใจคำสั่งของบุคคลที่เกี่ยวข้อง
-ผู้ทุจริตอาจร่วมมือกับบุคคลภายนอกหรือบุคคลภายในเพื่อหลีกเลี่ยงการควบคุมที่มีอยู่
-ผู้รับผิดชอบหรือบุคคลอาจไม่ปฏิบัติตามระบบการควบคุมภายใน
วัตถุประสงค์ของการควบคุมภายใน
1.ความเชื่อถือได้และความถูกต้องของข้อมูลและรายงานทางการเงิน และการปฏิบัติงาน :ต้องการให้ระบบสารสนเทศมีความถูกต้องและเชื่อถือได้เป็นสิ่งสำคัญยิ่งสำหรับกระบวนการตัดสินใจของผู้บริหาร
2.การปฏิบัติตามนโยบาย แผนงาน กระบวนการปฏิบัติงาน กฎหมาย และกฎระเบียบ :เพื่อให้เชื่อมั่นได้ว่าการปฏิบัติงานจะเป็นไปตามที่ได้วางแผนไว้อย่างมีระบบและเป็นระเบียบการฝ่าฝืนหรือไม่ปฏิบัติตามวิธีกาควบคุมอาจทำให้ไม่สามารถบรรลุวัตถุประสงค์ที่วิธีการควบคุมเหล่านั้นต้องการส่งเสริมได้
3.การดูแลป้องกันสินทรัพย์ :เพื่อดูแลป้องกันและรักษาสินทรัพย์ขององค์กรให้อยู่ในสภาพที่พร้อมใช้สำหรับการนำไปใช้ประโยชน์และปลอดภัยจากการรั่วไหล สิ้นเปลือง สูญเปล่า หรือการทุจริต
4.การดำเนินงานอย่างประหยัดและมีประสิทธิภาพ :มีการสิ้นเปลืองหรือสูญเปล่าน้อยที่สุดโดยต้องได้ผลที่ดีที่สุดเมื่อเปรียบเทียบกับต้นทุนที่จ่ายไป
5.การบรรลุวัตถุประสงค์ขององค์กร และเป้าหมายของการดำเนินงานหรือโครงการ :จะเกิดขึ้นได้ถ้าผู้บริหารได้จัดการระบบด้วยการวางแผน จัดรูปแบบ และสั่งการในลักษณะที่ก่อให้เกิดความมั่นใจอย่างสมเหตุสมผลว่าการดำเนินงานจะสามารถบรรลุวัตถุประสงค์และเป้าหมายขององค์กรหรือดำเนินงานได้การจัดการความเสี่ยง การควบคุม และการกำกับดูแลลักษณะของการควบคุมภายในที่ดีต้องมีการจัดแบ่งงานและหน้าที่อย่างเหมาะสมมีการควบคุมและสอบยันกันได้มีแนวปฏิบัติที่ดีและมีคนที่เหมาะสมกับหน้าที่และความรับผิดชอบ
บทบาทและหน้าที่ความรับผิดชอบในการควบคุมภายใน
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น