เทคโนโลยีฐานข้อมูล
เทคโนโลยีทางคอมพิวเตอร์ได้มีการพัฒนาอย่างรวดเร็วทั้งในส่วนฮาร์ดแวร์
(Hardware) และซอฟต์แวร์ (Software) โดยเฉพาะในส่วนของฮาร์ดแวร์ได้รับการพัฒนาให้มีประสิทธิภาพสูงขึ้นโดยมีการเพิ่มความเร็วในการประมวลผลและสามารถที่จะรองรับงานได้ทั้งในส่วนการประมวลข้อมูล (Data
Processing) การประมวลคำ (Word processing) การประมวลผลภาพ(Image processing) ทำให้โปรแกรมที่ใช้ในการจัดการฐานข้อมูลเพื่อการใช้คอมพิวเตอร์ในการเก็บข้อมูลข่าวสารจะทำให้ผู้ใช้สามารถเรียกข้อมูลข่าวสารนั้นได้อย่างรวดเร็วนอกจากนั้นยังสามารถทำกรรมวิธีต่างๆ เช่น การเลือก การจัดกลุ่ม การปรับปรุงฯลฯ
ได้อีกด้วยในการนำข้อมูลเข้าและออก จึงทำให้ต้องมีโปรแกรมเพื่อจัดข้อมูลเหล่านั้นซึ่งเรียกว่า ระบบการจัดการ ฐานข้อมูล (Database Management System : DBMS)เทคโนโลยีเหล่านี้ได้รับการพัฒนาอย่างต่อเนื่อง ตั้งแต่อดีตจนถึงปัจจุบันนิยมเลือกใช้ระบบการจัดการฐาน ข้อมูลที่เป็นแบบ RDBMS (Relational Database
Management System) ซึ่งจะจัดการในส่วนของ Back-end ของระบบงานฯ ทั้งหมด ในปัจจุบันมีผู้ผลิต Relational RDBMS ที่มีประสิทธิภาพสูงมากมาย ถ้านักพัฒนาระบบงานฯ สามารถเลือกใช้ให้เหมาะสมกับแต่ละระบบงานฯก็จะเกิดประโยชน์และประสิทธิภาพสูงสุด ทั้งในด้านการพัฒนาระบบ งานคอมพิวเตอร์การใช้งาน ความพอใจของผู้ใช้งานรวมทั้งต้นทุนในการลงทุนอีกด้วย
การจัดการข้อมูล
การจัดการข้อมูล (Data management) ข้อมูล คือข้อเท็จจริงที่เกิดขึ้นของกิจกรรมใดกิจกรรมหนึ่ง โดยการสังเกตการจดบันทึก การสัมภาษณ์และการออกแบบสอบถาม ข้อมูลที่ได้มานั้นยังคงเป็นข้อมูลดิบไม่สามารถที่จะนำมาใช้ในการตัดสินใจในการกระทำในเชิงการจัดการและข้อมูลที่รวบรวมมามักจะไม่มีการจัดระเบียบอาจจะมีการซ้ำซ้อนของข้อมูลหรือข้อมูลชนิดเดียวกันอาจจะขัดแย้งกันก็ได้ดังนั้นองค์การจะต้องมีการวางแผนในการจัดการบริหารฐานข้อมูลที่ดีจึงจะได้ประโยชน์จากข้อมูลที่จัดเรียบเรียงไว้
คำนิยามของฐานข้อมูลจึงมีความหมายถึงการเก็บรวบรวมข้อมูลของผู้ใช้และสามารถที่จะนำข้อมูลนั้นออกมาใช้ร่วมกันได้โดยไม่มีการซ้ำซ้อนของข้อมูลหรือความขัดแย้งของข้อมูล
โดยทั่วไปข้อมูลมักจะประกอบด้วยข้อมูลย่อยหลายๆ ส่วน (Field) โดยที่แต่ละส่วนจะไม่มีความหมาย เช่น ชื่อนิสิตชี่อวิชา หรือเกรด แต่ถ้าเอาหลายส่วนมารวมกันจะเกิดความหมายขึ้น เช่นนิสิตคนนี้ชื่ออะไร ลงทะเบียนวิชาอะไรและได้เกรดเท่าไร การที่เราเอาข้อมูลของหลายส่วนมารวมกันจะเกิดเป็นรายการ(Record) และในกรณีที่เอาหลายๆรายการมารวมกันจะเกิดเป็นแฟ้มข้อมูล(File) แต่ถ้าหากเอาหลายแฟ้มข้อมูลมารวมกันจะเกิดเป็นฐานข้อมูล(Database) ดังนั้นจะเห็นได้ว่าฐานข้อมูลจะเกิดจากบิต (Bit)หรือเลขฐานสอง มารวมกัน 8 บิตเพื่อก่อให้เกิดไบต์ (Byte) หรือตัวอักษร (Character)ขึ้นมาจากนั้นจึงกลายเป็นฟิลด์ของข้อมูลแสดงลำดับขั้นในการเกิดฐานข้อมูลหากจะเปรียบเทียบฐานข้อมูลกับระบบการเก็บเอกสารแบบดั้งเดิมฐานข้อมูลเปรียบเสมือนตู้เอกสาร ซึ่งในตู้เอกสารจะประกอบด้วยหลายลิ้นชัก แต่ละลิ้นชักเปรียบเสมือนแฟ้มข้อมูลและในแต่ละแฟ้มข้อมูลจะประกอบด้วยรายการของแต่ละบุคคลรวมกันอยู่โดยที่แต่ละบุคคลก็จะประกอบด้วยฟิลด์ที่เกี่ยวข้องหลายฟิลด์ดังรูปแสดงการเปรียบเทียบฐานข้อมูลกับตู้เอกสารการจัดการข้อมูลจะมีประสิทธิภาพสูงสุดเมื่อผู้จัดการได้รับข้อมูลข่าวสารตามที่ต้องการได้อย่างรวดเร็วผู้จัดการจำเป็นจะต้องรู้ว่าอะไรเป็นข้อมูลที่เราสามารถหาได้และจะเข้าถึงข้อมูลนั้นได้อย่างไรการนำข้อมูลนั้นมาช่วยในการตัดสินใจในปัจจุบันข้อมูลและสารสนเทศที่จะใช้ในการตัดสินใจเกี่ยวกับการจัดการส่วนใหญ่จะถูกเก็บในรูปของแฟ้มข้อมูลและฐานข้อมูลทางคอมพิวเตอร์โดยผู้บริหารระดับกลางและระดับล่างมักจะใช้แฟ้มข้อมูลและฐานข้อมูลในการดำเนินวันต่อวันและใช้ในการพัฒนาแผนประกอบ
ส่วนผู้บริหารระดับสูงมักจะใช้ข้อมูลทั้งภายในและภายนอกฐานข้อมูลเพื่อใช้ในการพัฒนา การจัดทำแผนกลยุทธ์ต่างๆ จะเห็นได้ว่าบริหารทุกระดับจะได้ใช้ประโยชน์จากฐานข้อมูลเพื่อช่วยในการบริหารและการตัดสินใจ
ประเด็นหลักในการบริหารข้อมูล (Major Issue indata management) ประกอบด้วย
- ความสามารถในการเข้าถึงข้อมูล (Access) ได้ง่าย รวดเร็วและถูกต้อง โดยจะต้องมีการกำหนดสิทธิในการเรียกใช้ข้อมูลตามลำดับความสำคัญของผู้ใช้
- จะต้องมีระบบรักษาความปลอดภัยของข้อมูล(Security) ข้อมูลที่จัดเก็บไว้จะต้องมีระบบรักษาความปลอดภัยเพื่อป้องกันการจารกรรมข้อมูล
- สามารถเปลี่ยนแปลงแก้ไขในอนาคตได้ (Edit)ทั้งนี้เนื่องจากแผนที่วางไว้อาจจะต้องมีการเปลี่ยนแปลงตามสถานการณ์จึงทำให้ต้องมีการจัดระเบียบข้อมูล แก้ไขข้อมูล พร้อมทั้งจัดหาข้อมูลมารเพิ่มเติม
- ข้อมูลที่จัดเก็บอาจจะต้องมีการจัดแบ่งเป็นส่วนหรือสร้างเป็นตารางเพื่อง่ายแก่การปรับปรุงข้อมูล ในลักษณะการจัดการฐานข้อมูลแบบสัมพันธ์ (Relational database) ซึ่งจะกล่าวถึงภายหลังส่วนต่อประสานผู้ใช้หรือตัวเชื่อมผู้ใช้ (User Interface) หมายถึง อุปกรณ์ที่ช่วยให้ผู้ใช้สามารถติดต่อ สื่อสารกับคอมพิวเตอร์ได้ เช่นจอภาพ (Terminal) แป้นพิมพ์(Keyboard) เมาส์ (Mouse) และเมนู(Menu)ดังนั้น ผู้ใช้และผู้บริหารจำเป็นจะต้องรู้เกี่ยวกับลักษณะของข้อมูลที่จะนำมาใช้โปรแกรมการจัดการ และข้อจำกัดในการใช้โปรแกรม
ข้อดีของการประมวลผลฐานข้อมูล
1. ข้อมูลมีการเก็บรวมกันและสามารถใช้ข้อมูลร่วมกันได้ในระบบฐานข้อมูลจะมีการเก็บข้อมูลไว้ในที่เดียวกันเรียกว่าฐานข้อมูลโปรแกรมประยุกต์สามารถออกคำสั่งผ่าน DBMS ให้ทำการอ่านข้อมูลจากหลายตารางได้
2. ลดความซ้ำซ้อนของข้อมูลในการประมวลผลฐานข้อมูลจะมีความซ้ำซ้อนของข้อมูลน้อยที่สุดเนื่องจาก
ข้อมูลจะถูกเก็บเพียงที่เดียวในฐานข้อมูล
3. สามารถหลีกเลี่ยงความขัดแย้งของข้อมูลที่อาจเกิดขึ้นได้ข้อมูลจะมีความถูกต้อง ไม่มีความขัดแย้ง
4. การควบคุมความคงสภาพของข้อมูล ความคงสภาพ (Integrity)ของข้อมูล คือความถูกต้อง ความคล้องจองความสมเหตุสมผลหรือความเชื่อถือได้ของข้อมูล
5. การจัดการข้อมูลในฐานข้อมูลสามารถทำได้ง่ายการจัดการกับฐานข้อมูล ไม่ว่าเป็นการเรียกใช้ข้อมูล
การเพิ่มเติมข้อมูลการแก้ไขข้อมูลหรือการลบข้อมูลของตารางใดภายในฐานข้อมูลจะสามารถทำได้ง่ายโดยการออกคำสั่งผ่านไปยัง DBMS ซึ่ง DBMSจะเป็นตัวจัดการข้อมูลภายในฐานข้อมูลให้เอง
6.ความเป็นอิสระระหว่างโปรแกรมประยุกต์และข้อมูลโปรแกรมประยุกต์ที่เขียนขึ้นจะไม่ขึ้นกับโครงสร้าง ของตารางภายในฐานข้อมูลและโปรแกรมประยุกต์ไม่จำเป็นต้องเก็บโครงสร้างของตารางที่ใช้ไว้ ดังนั้นเมื่อมีการเปลี่ยนแปลงโครงสร้างของตาราง โปรแกรมประยุกต์ก็ไม่จำเป็นต้องมีการเปลี่ยนแปลงตามไปด้วย
7. การมีผู้ควบคุมเพียงคนเดียวได้ผู้ควบคุมฐานข้อมูลเรียกว่าDBA (Database Administrator) ซึ่งเป็น
ผู้บริหารและจัดการฐานข้อมูลทั้งหมด โดยสามารถจัดการกับโครงสร้างของฐานข้อมูลได้กำหนดสิทธิการใช้งานฐาน ข้อมูลได้เพื่อป้องกันผู้ที่ไม่มีส่วนเกี่ยวข้องเข้าไปใช้งานฐานข้อมูลและไม่สามารถเข้าไปก่อความเสียหายกับระบบฐานข้อมูลได้ ข้อมูลที่เก็บอยู่ในฐานข้อมูล ควรมีคุณสมบัติดังต่อไปนี้
- มีความถูกต้อง ทันสมัย สมเหตุสมผล
- มีความซ้ำซ้อนของข้อมูลน้อยที่สุด
- มีการแบ่งกันใช้งานข้อ
การจัดการแฟ้มข้อมูล
การจัดการแฟ้มข้อมูล (File Management) ในอดีตข้อมูลที่จัดเก็บไว้จะอยู่ในรูปของแฟ้มข้อมูลอิสระ (Conventional File) ซึ่งระบบงานแต่ละระบบก็จะสร้างแฟ้มของตนเองขึ้นมาโดยไม่เกี่ยวข้องสัมพันธ์กัน เช่น ระบบบัญชี ที่สร้างแฟ้มข้อมูลของตนเอง ระบบพัสดุคงคลัง (Inventory) ระบบการจ่ายเงินเดือน(Payroll) ระบบออกบิล (Billing)และระบบอื่นๆต่างก็มีแฟ้มข้อมูลเป็นของตนเองหากมีการปรับปรุงแก้ไขก็จะทำเฉพาะส่วนจึงทำข้อมูลขององค์การบางครั้งเกิดสับสนเนื่องจากข้อมูลขัดแย้งกันและในบางองค์การอาจจะมีการเขียนโปรแกรมโดยใช้ภาษาที่เขียนที่ต่างกัน เช่นภาษาโคบอล (COBOL language) ภาษาอาร์พีจี(RPG) ภาษาปาสคาล (PASCAL) หรือภาษาซี (C language)ซึ่งมีลักษณะของแฟ้มข้อมูลที่สร้างด้วยภาษาที่ต่างกันก็ไม่สามารถจะใช้งานร่วมกันได้จึงทำให้องค์การเกิดการสูญเสียในข้อมูลดังนั้นก่อนที่องค์การจะนำคอมพิวเตอร์มาใช้จะต้องมีการวางแผนถึงระบบการบริหารแฟ้มข้อมูลการแบ่งประเภทของแฟ้มข้อมูลและการจัดระเบียบแฟ้มข้อมูล
รูปแฟ้มประวัติลูกค้า จากตัวอย่างเราอาจจะกำหนดคีย์ที่ใช้ในการค้นหาข้อมูลโดยใช้รหัสลูกค้าหรือชื่อลูกค้า
ในการหาข้อมูลก็ได้ขึ้นอยู่กับโปรแกรมเป็นตัวกำหนด
ประเภทของแฟ้มข้อมูล
ประเภทของแฟ้มข้อมูล (File Type) เราสามารถจำแนกแฟ้มข้อมูลออกตามลักษณะของข้อมูลที่เก็บบันทึกไว้และสามารถแบ่งแฟ้มข้อมูลออกเป็น2 ประเภทใหญ่ๆ คือ
1.แฟ้มข้อมูลหลัก (Master File) เป็นแฟ้มข้อมูลซึ่งเก็บข้อมูลที่สำคัญ เช่น แฟ้มข้อมูลประวัติลูกค้า (Customer master file) ตามที่กล่าวไว้ข้างต้นแฟ้มข้อมูลประวัติผู้จัดส่งสินค้า (Supplier master file) แฟ้มข้อมูลสินค้าคงเหลือ(Inventory master file) แฟ้มข้อมูลบัญชี (Account master file) เป็นต้นซึ่งแฟ้มข้อมูลหลักเหล่านี้เป็นส่วนประกอบของระบบงานบัญชี (Account system)
2. แฟ้มรายการปรับปรุง (Transaction file) เป็นแฟ้มที่บันทึกข้อมูลเกี่ยวกับแฟ้มข้อมูลหลักที่มีการ เปลี่ยนแปลงในแต่ละวันรายการที่เกิดขึ้นต้องนำไปปรับปรุงกับแฟ้มข้อมูลหลักเพื่อให้แฟ้มข้อมูลหลักมีข้อมูลที่ทันสมัยอยู่ตลอดเวลาการปรับปรุงแฟ้มข้อมูลสามารถทำได้หลายอย่างเช่น การเพิ่มรายการ (Add record) การลบรายการ (Delete record) และการแก้ไขรายการ (Edit)การจัดระเบียบแฟ้มข้อมูล (File organization) มีวิธีการจัดได้หลายประเภท เช่น
1.การจัดระเบียบแฟ้มข้อมูลแบบตามลำดับ(Sequential File organization) ลักษณะการจัดข้อมูลรายการจะเรียงตามฟิลด์ที่กำหนด (Key field) เช่นเรียงจากน้อยไปหามากหรือจากมากไปหาน้อยหรือเรียงตามตัวอักษรโดยส่วนมากมักจะใช้เทปแม่เหล็กเป็นสื่อในการเก็บข้อมูลซึ่งการเก็บโดยวิธีนี้จะมีทั้งข้อดีและข้อเสีย ดังนี้
ตารางแสดงข้อดีและข้อเสียในการจัดระเบียบแฟ้มข้อมูลตามลำดับ
2. การจัดระเบียนแฟ้มข้อมูลแบบตรงหรือแบบสุ่ม (Director random file organization) โดยส่วนมากมักจะใช้จานแม่เหล็ก (Hard disk) เป็นหน่วยเก็บข้อมูลการบันทึกหรือการเรียกข้อมูลขึ้นมาสามารถเรียกได้โดยตรง ไม่ต้องผ่านรายการอื่นก่อนเราเรียกวิธีนี้ว่าการเข้าถึงข้อมูลโดยตรง (Direct access) หรือการเข้าถึงโดยการสุ่ม(Random Access) การค้นหาข้อมูลโดยวิธีนี้จะเร็วกว่าแบบตามลำดับทั้งนี้เพราะการค้นหาจะกำหนดดัชนี (Index) จะนั้นจะวิ่งไปหาข้อมูลที่ต้องการหรืออาจจะเข้าหาข้อมูลแบบอาศัยดัชนีและเรียงลำดับควบคู่กัน (Indexed Sequential Access Method (ISAM) โดยวิธีนี้จะกำหนดดัชนีที่ต้องการค้นหาข้อมูล เมื่อพบแล้วต้องการเอาข้อมูลมาอีกกี่ รายการก็ให้เรียงตามลำดับของรายการที่ต้องการซึ่งการเก็บโดยวิธีนี้มีทั้งข้อดีและข้อเสีย
อุปสรรคในการจัดการแฟ้มข้อมูลแบบดั้งเดิม (Traditional or Conventional file) คือหน่วยสำรองข้อมูล (Storage) จะมีแฟ้มข้อมูลหลักอยู่และในแฟ้มข้อมูลหลัก(Master file) จะประกอบด้วยข้อมูลต่างๆ (Data
Element) เช่น A-Z แต่ละแผนกก็จะต้องเขียนโปรแกรมประยุกต์(Application Program) ของงานตนเองขึ้นมา
ซึ่งแต่ละงานอาจจะมีการเรียกใช้แฟ้มข้อมูลร่วมกัน แสดงการใช้แฟ้มข้อมูลแบบดั้งเดิม
รูปแสดงการใช้แฟ้มข้อมูลแบบดั้งเดิม(Traditional file) กับงานประยุกต์ต่างๆ
จากรูปจะเห็นว่าโปรแกรมประยุกต์ต่างๆอาจจะมีการเรียกใช้แฟ้มข้อมูลร่วมกัน ซึ่งทำให้โอกาสที่จะเกิด ข้อผิดพลาด (Error) มีมากขึ้น หากไม่มีการควบคุมการใช้แฟ้มที่ดี
ดังนั้นปัญหาอาจจะเกิดขึ้นได้หลายประการเช่น
1. การซ้ำซ้อน และการสับสนของข้อมูล (DataRedundancy and confusion)
2. ข้อมูลและโปรแกรมขึ้นต่อกัน (Program-datadependence)
3. ขาดความยืดหยุ่น (Lack of flexibility)
4. ขาดความปลอดภัยของข้อมูล (Poorsecurity)
5. ข้อมูลขาดความสะดวกในการใช้และการแบ่งปันกัน (Lackof data sharing and availability)
วิธีการประมวลผล
วิธีการประมวลผล (Processing
Technique) การใช้คอมพิวเตอร์เพื่อช่วยในการประมวลผลทางธุรกิจนั้นมีวิธีการประมวลผลได้หลายแบบดังนี้
1. การประมวลผลแบบชุด (Batch Processing) คือการประมวลผลโดยผู้ใช้จะทำการรวบรวมเอกสารที่ต้องการประมวลผลไว้เป็นชุดๆซึ่งแต่ละชุดอาจจะกำหนดเท่ากับเอกสาร 10 หรือ 20 รายการหรือมากกว่าก็ได้แต่ให้มีขนาดเท่ากันแล้วป้อนข้อมูลดังกล่าวสู่เครื่องคอมพิวเตอร์จากนั้นจึงใช้คำสั่งให้ประมวลผลพร้อมกันที่ละชุดตัวอย่างบริษัทหนึ่งอาจจะใช้เครื่องคอมพิวเตอร์เพื่อออกบิลโดยมีการรวบรวมใบสั่งซื้อจากลูกค้าภายในหนึ่งวันจากแผนกขายจากนั้นก็ส่งให้แผนกคอมพิวเตอร์ทำการป้อนข้อมูลและตรวจสอบความซึ่งอาจจะต้องอาศัยแฟ้มข้อมูลอื่นๆ มาประกอบการประมวลผล เช่น แฟ้มถูกต้องของข้อมูลก่อนที่จะเก็บบันทึกไว้ จากนั้นก็จะนำข้อมูลดังกล่าวไปประมวลผลข้อมูลสินค้าคงเหลือ แฟ้มข้อมูลลูกหนี้ดังกล่าวไปประมวลผล ซึ่งอาจจะต้องอาศัยแฟ้มข้อมูลอื่นๆ มาประกอบการประมวลผล เช่นกรณีลูกค้าซื้อเงินเชื่อและแฟ้มประวัติลูกค้า เป็นต้น จากนั้นก็จะนำข้อมูลแฟ้มข้อมูลสินค้าคงเหลือ แฟ้ม ข้อมูลลูกหนี้ กรณีลูกค้าซื้อสินค้าหรือโกดัง (Warehouse) พิจารณาเงินเชื่อและแฟ้มประวัติลูกค้า เป็นต้น จากนั้นจึงออกบิลเพื่อส่งต่อให้กับผู้ขายเพื่อเบิกสินต้าที่แผนกพัสดุแสดงข้อดีและข้อเสียของการประมวลผลแบบชุด
รูปแสดงขั้นตอนการรวบรวมบิลเป็นชุดก่อนประมวลผลแบบชุด
ตารางที่ 5.4 แสดงข้อดีและข้อเสียของการประมวลผลแบบโต้ตอบ(Interactive)
2. การประมวลผลแบบโต้ตอบ (Interactive) หมายถึงการทำงานในลักษณะที่มีการโต้ตอบระหว่างผู้ใช้กับเครื่องคอมพิวเตอร์โดยผู้ใช้สามารถที่จะตรวจสอบข้อมูลได้ตลอดเวลา เช่น กรณีที่ลูกค้า นายวัลลภ คลองหกจากบริษัทราชมงคล จำกัด ติดต่อซื้อเครื่องคอมพิวเตอร์จากแผนกขาย เจ้าหน้าที่พนักงานขายจะต้องป้อนรหัสลูกค้าเพื่อเรียกประวัตินายวัลลภขึ้นมาพิจารณาว่าในขณะนี้ได้สั่งซื้อสินค้าเกินวงเงินเครดิตหรือไม่ถ้าไม่เกินก็อนุมัติการขายแต่ถ้าหากเกินก็อาจจะให้ชำระเป็นเงินสดจากนั้นจะมีการตรวจสอบแฟ้มสินค้าคงคลังว่ามีสินค้าดังกล่าวหรือไม่เพื่อตัดสต็อก (Stock)แล้วพิมพ์บิลเพื่อจัดส่งให้ลูกค้าแสดงการทำงานการออกบิลโดยการประมวลผลแบบโต้ตอบ
ตารางแสดงข้อดีและข้อเสียของการประมวลผลแบบโต้ตอบ
3. การประมวลผลแบบออนไลน์ (Onlineprocessing) คือ การประมวลผลร่วมกันระหว่างคอมพิวเตอร์ที่ต่อพ่วงกับระบบสื่อสาร (Communication) โดยอาศัยอุปกรณ์ต่อพ่วงเช่น โมเด็ม (Modem) ซึ่งลักษณะการทำงานอาจจะมีเครื่องคอมพิวเตอร์หลายเครื่องต่อพ่วงกันในระบบเครือข่าย(Network) ซึ่งอาจจะเป็นเครื่องคอมพิวเตอร์ ขนาดใหญ่ขนาดกลางหรือไมโครคอมพิวเตอร์ก็ได้ โดยที่เครื่องคอมพิวเตอร์แต่ละเครื่องไม่จำเป็นต้องอยู่ใกล้กันแต่สามารถที่จะติดต่อสื่อสารกันได้โดยมีการส่งผ่านข้อมูลไปมาระหว่างกันในระบบไมโครคอมพิวเตอร์เราอาจจะสร้างเครือข่ายในลักษณะเครือขายเฉพาะ (LocalArea Network(LAN) ซึ่งเป็นเครือข่ายใกล้ๆหรืออาจสร้างเครือข่ายงานกว้าง [Wide Area Network(WAN) ซึ่งเป็นเครือข่ายคอมพิวเตอร์ที่อยู่ห่างไกลกันมากแต่เชื่อมต่อกันได้โดยระบบโทรคมนาคม เช่น โทรศัพท์หรือดาวเทียมเข้ามาที่สำนักงานใหญ่ก็สามารถทำได้โดยส่งข้อมูลผ่านทางสายโทรศัพท์แล้วพิมพ์บิลทีสำนักงานในเชิงธุรกิจกรณีที่พนักงานขายอยู่ต่างจังหวัดและจะส่งใบสั่งซื้อของลูกค้าจากนั้นก็จัดส่งสินค้าให้กับลูกค้าตามใบสั่ง
รูปแสดงการส่งข้อมูลผ่านสายโทรศัพท์
ระบบการจัดการฐานข้อมูล จะมีส่วนประกอบที่สำคัญ 3 ส่วนได้แก่
1. ภาษาคำนิยามของข้อมูล [Data DefinitionLanguage (DDL)] ในส่วนนี้จะกล่าวถึงส่วนประกอบของระบบการจัดการฐานข้อมูลว่าข้อมูลแต่ละส่วนประกอบด้วยอะไรบ้าง (Data element) ในฐานข้อมูลซึ่งเป็นภาษาทางการที่นักเขียนโปรแกรมใช้ในการสร้างเนื้อหาข้อมูลและโครงสร้างข้อมูลก่อนที่ข้อมูลดังกล่าวจะถูกแปลงเป็นแบบฟอร์มที่สต้องการของโปรแกรมประยุกต์หรือในส่วนของDDL จะประกอบด้วยคำสั่งที่ใช้ในการกำหนดโครงสร้างข้อมูลว่ามีคอลัมน์อะไรแต่ละคอลัมน์เก็บข้อมูลประเภทใด รวมถึงการเพิ่มคอลัมน์ การกำหนดดัชนี เป็นต้น
2. ภาษาการจัดการฐานข้อมูล (DataManipulation Language (DML) เป็นภาษาเฉพาะที่ใช้ในการจัดการระบบฐานข้อมูลซึ่งอาจจะเป็นการเชื่อมโปรแกรมภาษาในยุคที่สามและยุคที่สี่เข้าด้วยกันเพื่อจัดการข้อมูลในฐานข้อมูลภาษานี้มักจะประกอบด้วยคำ สิ่งที่อนุญาตให้ผู้ใช้สามารถสร้างโปรแกรมพิเศษขึ้นมารวมถึงข้อมูลต่างๆ ในปัจจุบันที่นิยมใช้ ได้แก่ ภาษา SQL(Structure QueryLanguage) แต่ถ้าหากเป็นเครื่องคอมพิวเตอร์ขนาดใหญ่ DBMS มักจะสร้างด้วยภาษาโคบอล (COBOL language) ภาษาฟอร์แทน(FORTRAN) และภาษาอื่นในยุคที่สาม
3. พจนานุกรมข้อมูล (Data Dictionary) เป็นเครื่องมือสำหรับการเก็บและการจัดข้อมูลสำหรับการบำรุงรักษาในฐานข้อมูลโดยพจนานุกรมจะมีการกำหนดชื่อของสิ่งต่างๆ (Entity) และระบุไว้ในโปรแกรมฐานข้อมูลเช่น ชื่อของฟิลด์ ชื่อของโปรแกรมที่ใช้รายละเอียดของข้อมูลผู้มีสิทธิ์ใช้และผู้ที่รับผิดชอบ แสดงส่วนประกอบของระบบการจัดการฐานข้อมูล
แสดงส่วนประกอบของระบบจัดการฐานข้อมูล (Elements of a database management
systems)
ข้อดีและข้อเสียของระบบการจัดการฐานข้อมูล
ระบบการจัดการฐานข้อมูลจะมีทั้งข้อดีและข้อเสียในการที่องค์การจะนำระบบนี้มาใช้กับหน่วยงาของตนโดยเฉพาะหน่วยงานที่เคยใช้คอมพิวเตอร์แล้วแต่ได้จัดแฟ้มแบบดั้งเดิม (Convention File) การที่จะแปลงระบบเดิมให้เป็นระบบใหม่จะทำได้ยากและไม่สมบูรณ์ไม่คุ้มกับการลงทุน ทั้งนี้เนื่องจากค่าใช้จ่าในการพัฒนาฐานข้อมูลจะต้องประกอบด้วย
1. ค่าใช้จ่ายเกี่ยวกับบุคลากรโดยเฉพาะผู้ดูแลระบบฐานข้อมูล(Database Administrator(DBA) และคณะ
2.ค่าใช้จ่ายเกี่ยวกับการสร้างฐานข้อมูลโดยแปลงข้อมูลเก่ให้เป็นฐานข้อมูลและจะต้องมีการแก้ไขโปรแกรมเก่า
3. การเพิ่มอุปกรณ์ของเครื่องคอมพิวเตอร์เพื่อทำให้มีหน่วยจัดเก็บข้อมูลที่ใหญ่ขึ้นมีการเข้าถึง(Access) ข้อมูลที่รวดเร็ว อาจต้องมีการเพิ่มโพรเซสเซอร์
4. ค่าใช้จ่ายทางด้านโปรแกรมประยุกต์
นอกจากนั้นยังอาจจะเกิดอุปสรรคในการพัฒนาระบบข้อมูล
1. ความผิดพลาดจากการป้อนข้อมูลเข้าย่อมมีผลกระทบกับหน่วยงานอื่นทีนำข้อมูลนั้นไปใช้เนื่องจากไม่มีข้อมูลอื่นที่มาเทียบกับข้อมูลในฐานข้อมูลชุดนั้น
2. สร้างแฟ้มข้อมูลร่วมเพื่อตอบสนองกับองค์การ ทุกแผนกกระทำได้ยากเนื่องจากแต่ละแผนกอาจจะต้องการได้ข้อมูลในความละเอียดที่ไม่เท่ากันผู้จัดการระดับล่างต้องการใช้ข้อมูลเพื่อการทำงานวันต่อวัน แต่ผู้บริหารระดับสูงต้องการใช้ข้อมูลเพื่อการวางแผนดังนั้นการออกแบบฐานข้อมูลจึงทำได้ยากมาก
3. ในเรื่องของความปลอดภัยทั้งนี้เนื่องจากทุกแผนกมีการใช้ข้อมูลร่วมกันจึงต้องมีการสร้างระบบป้องกันความปลอดภัยของข้อมูลเพื่อไม่ให้ข้อมูลรั่วไหลจะต้องมีการกำหนดรหัสผ่าน (Password) และการจัดลำดับความสำคัญของงาน(Priority) รวมถึงการกำหนดสิทธ์ในการใช้งานของผู้ใช้แต่ละคน ซึ่งเป็นการยุ่งยากสำหรับการใช้ฐานข้อมูลร่วมกัน ไม่เหมือนกับระบบเดิม ทุกแผนกมีสิทธิ์ใช้ เครื่องของตนเองได้เต็มที่มีอิสระในการตัดสินใจ
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น